Офис-менеджер

Обязанности:

Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Товарищества, регистрирует поступающую на рассмотрение руководства корреспонденции, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы;
Обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов (внутренних служебных документов, документов сторонних организации), информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;
Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Товарищества, а также обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Товарищества в оформлении документов;
Выполняет работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководством (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), составляет и ведет протокол производственных совещаний, обеспечивает их рассылку;
Организовывает прием посетителей для эффективного планирования рабочего дня директора Товарищества и его заместителей; обеспечивает рабочие места руководителей необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие их эффективной работе;
Организовывает служебные командировки сотрудников: осуществляет заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование номеров в отелях;
Принимает участие в организации праздничных, корпоративных, культурных мероприятии для работников Товарищества, готовит фуршеты при организации деловых встреч;
Осуществляет работы по ведению и организации архивного дела Товарищества: организует хранение и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив,принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством, разрабатывает и составляет номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.