Выполняет функции секретаря Компании: 1.1. Документационное обеспечение управления: - приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании; - фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах; - работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел; - работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение; - организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам; - работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем; - ведение и оформление протокола совещаний и заседаний; - оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей; - по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ; - по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом; - по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных; - формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив. 1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения. 1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). 1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании. 1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц. 2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса: 2.1. Заказ воды по мере необходимости. 2.2. Заказ канцелярии ежеквартально. 2.3. Осуществление подписки на периодические издания. 2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей. 2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя. 3. Координирует и контролирует работу: - водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании); - курьеров; - уборщицы. 4. Кадровая работа 4.1 Оформление ИРС 4.2 Сдача отчетов в военкомат 4.3 Ведение табеля, больничных листов, 4.4 Оформление, увольнение, перевод, отпуск, трудовые договора и т.д.

Финансы, Финансы предприятий